Relatório. Só de ler isso já imagino que você tenha ficado com preguiça, e não é para menos, poucas pessoas gostam de analisar, ler e, pior ainda, elaborar relatórios. Porém esses pequenos amontoados de páginas são extremamente importantes para o acompanhamento de qualquer negócio, inclusive, na comunicação.

Na Assessoria de Imprensa e Marketing digital normalmente se produz dois tipos de relatórios. Um de clipping, que é entregue para o cliente para que esse possa acompanhar quantos e em quais veículos de comunicação ele foi divulgado em determinado período e mídias sociais que acompanham o crescimento de curtidas e engajamento nas redes sociais.

Para produzir um bom documento, é importante que o texto seja claro, objetivo. Caso contrário, os objetivos de cativar a diretoria e gerar novas oportunidades de negócios para a empresa podem não ser atingidos.

1. Saiba por que é para quem você está escrevendo:
Isso vai ajudar a encontrar o tom e a linguagem ideais, não perder o foco, facilitar na hora de buscar as referências corretas e sugerir as recomendações finais com melhor direcionamento.

2. Divida o texto em seções numeradas:
A fim de simplificar a busca por dados e melhorar a experiência do leitor, busque dividir o relatório em seções numeradas de acordo com o tema ou algum outro elemento. Adicione também um sumário, resumindo os principais assuntos discutidos em cada seção.

3. Cuidado com o excesso de dados
É comum acrescentar informações demais na tentativa de fazer um relatório que seja o mais completo possível. Então seja coerente, simplifique, o relatório é para conferência, não estudo.

4. Use gráficos
Já ouviu falar que “uma imagem vale mais que mil palavras”? Aqui isso também vale, se vai trabalhar com números no relatório, use gráficos. Eles ajudam a organizar os números, possuem legendas descritivas e, em casos de relatórios online, podem, até ser animados. Duas dicas: 1. Gráficos de torre para indicar crescimento e Pizza para porcentagens, não tem erro. 2. Excel ainda é a melhor escolha para fazer gráficos e dá para salva-los como imagem e adicionar na apresentação de slides ou texto.

5. Ortografia
Seu cliente acredita que você é o Deus da comunicação e, por isso, confia o site, redes sociais e assessoria da empresa a você, não deixe essa relação se quebrar por meros deslizes ortográficos ou de coerência. Antes de entregar o documento, certifique-se de que o texto está de acordo com as normas ortográficas e gramaticais e que o conteúdo é relevante para o leitor.

Agora que você já tem um “norte” pegue tudo que você tem trabalhado com seu cliente e monte um relatório bem bacana, mostre a ele as conquistas que seu Marketing Digital ou Assessoria de Imprensa tem feito pela empresa, crescimento, engajamentos e etc. E, caso tenha quedas, não tenha medo de apresentar isso também, mostre as quedas, percas, quebras e, apresente soluções para driblar a situação, afinal, nem só de notícia boa vive a comunicação.